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Em tempos de pandemia estamos praticamente todos em distanciamento social. A maioria das empresas esto com a operao bem reduzida ou totalmente parada, e os colaboradores dos processos administrativos esto trabalhando em home office. Nesse cenrio, parece que o Sistema de Gesto (SG) fica esquecido.


Por isso, segue algumas dicas para voc manter o SG funcionando, independentemente de ser na ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, PBQP-H, ou qualquer outra norma de gesto. A estrutura de um SG mantida principalmente pelas atividades abaixo, ento se voc focar nelas, mesmo em tempos de crise e com seu pessoal reduzido, voc ter sucesso em manter o SG ativo.


Objetivos e indicadores



No deixe de mensurar os resultados dos indicadores relacionados aos objetivos do seu negcio. No pense que est tudo parado, faa o seguinte:


1) Para os objetivos e indicadores que esto relacionados aos processos que esto totalmente parados, como suprimentos, produtividade, prazos de entrega, ou outros do tipo, se o perodo de medio ou monitoramento deles mensal, pelo menos registre mensalmente que devido reduo das atividades no foram gerados dados suficientes para a estratificao. Assim eles no ficam esquecidos e quando sua empresa passar por uma auditoria interna ou externa, est tudo registrado.


2) No caso dos objetivos e indicadores que geram dados mesmo neste momento, tais como os ligados ao financeiro da empresa, projetos, relacionamento com o cliente, atividades comerciais ou de marketing, entre outros, continue acompanhando normalmente, mesmo que os resultados estejam bem abaixo da meta, no tem problema, registre sua anlise dentro do cenrio atual e no se preocupe em implementar aes corretivas neste momento, sua preocupao deve ser registrar o que est acontecendo e sobreviver a esta crise.


Auditoria interna



Sua empresa deve realizar pelo menos uma auditoria interna por ano, todos os requisitos normativos devem ser auditados. Se a frequncia na sua empresa maior, por exemplo, duas ao ano, talvez vocs j tenham realizado uma auditoria interna antes do incio do isolamento. Neste caso, voc pode registrar que no ir realizar a segunda auditoria interna programada devido ao cenrio atual, tranquilo. Mas, caso ainda no tenha realizado nenhuma auditoria interna neste ciclo de 12 meses entre sua ltima auditoria externa e a prxima, voc precisa realiz-la. Segue algumas dicas:


1) As pessoas que esto trabalhando via home office, continuam assim. Os auditores internos e os colaboradores podem se comunicar por vdeo conferncia (Skype, Zoom, Microsoft Teams, Hangouts, entre outros).


2) Caso haja alguma dificuldade para operacionalizar o mencionado acima, questionamentos, dvidas e evidncias podem ser apresentadas por e-mail ou outro tipo de mensagens, e o auditor interno registra tudo no check list e/ou relatrio. Por falar nisso, caso voc no tenha um check list, ns disponibilizamos um para ISO 9001 e PBQP-H, basta clicar aqui e baixar.


3) Se por acaso houver registros que estejam apenas em meio fsico no escritrio, nas obras, fbricas ou outros locais de operao, no ser possvel apresent-los na auditoria. Neste caso, o auditor registra como evidncia a explicao do entrevistado sobre como o processo funciona e quais registros so gerados, e bola pra frente. Nada de no conformidade. Isso poder ser visto na prxima auditoria interna, quando tudo tiver voltado ao normal.


4) Use sua criatividade e registre o mtodo que utilizou para realizar a auditoria interna. S no deixe de realiz-la.


Anlise Crtica pela Direo



Importantssima! A anlise crtica pela direo aborda de forma direta ou indireta TODOS os requisitos da norma. Ento, nessa anlise, a Liderana tem a oportunidade de registrar o que realmente est acontecendo na empresa: o que est ou no funcionando, os resultados dos objetivos e indicadores, gesto de riscos e da auditoria interna. Decises sobre o que deve ser feito, o que deve ser aceito como est, qual o principal foco nesse momento de crise, tudo isso fica registrado nesta anlise, ento aproveite!


Uma dica importante: se na sua empresa essa anlise crtica anual, nesse momento de isolamento e menos informaes operacionais, dados administrativos e outras questes importantes podem se perder ou serem esquecidas. Excepcionalmente voc poderia aumentar a frequncia dessas anlises, talvez para semestral ou trimestral, garantindo assim que haver comunicao entre sua equipe de uma forma mais atualizada sobre a situao da empresa.


Mantenha o foco



Se voc e sua equipe manter o foco nos objetivos e indicadores, auditoria interna e anlise crtica pela direo, pode dormir tranquilo, seu SG est operando e voc ter as informaes necessrias quando chegar a to esperada auditoria externa!


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